Access 2007 - Tutorial Básico

O Access 2007 é o programa de banco de dados que faz parte do pacote de escritório Office 2007, da Microsoft. Com o software, o usuário pode criar diversas aplicações, como um pequeno controle de estoque, lista de livros, cadastro de clientes, registros de aulas, entre outros. Neste tutorial, você terá instruções básicas para criar e usar tabelas, relatórios, formulários e consultas para as suas aplicações no Access 2007.

A tela inicial do Access 2007

O Access 2007 possui uma interface diferente das versões anteriores do programa. Na primeira tela do software, é possível visualizar facilmente vários recursos, entre eles, a opção de acessar modelos pré-prontos de aplicações de contatos, projetos, tarefas, eventos, entre outros. Também é possível acessar vários modelos através da conexão on-line do Access 2007 ao site do programa na internet.

Ao olhar o programa pela primeira vez, o usuário poderá sentir falta dos tradicionais menus no topo da tela. No Access 2007, o acesso aos principais recursos é feito através de uma pequena barra no campo superior esquerdo da janela. Clicando no botão com o símbolo do Microsoft Office (chamado de Botão Office), é possível acessar as opções de criar, abrir, salvar, imprimir e fechar projetos.

Para este tutorial, vamos criar um pequeno banco de dados para gerenciar uma coleção pessoal de livros. Para isso, clique em Banco de Dados em Branco na área principal do programa ou clique em Novo, no Botão Office. Ao contrário do que acontece com outros aplicativos, como o Word ou o Excel, ao criar um arquivo novo no Access, é necessário salvá-lo primeiro. Em nosso caso, daremos o nome de tutorial_infowester.accbd (a extensão é inserida automaticamente pelo programa).

Criando tabelas

O primeiro passo para desenvolvermos o nosso controle de livros no Access 2007 é criar uma tabela com os campos necessários. Para isso, vá ao menu Criar e escolha Tabela. Na janela que surgir, vá ao menu Início, clique em Modo de Exibição e escolha a opção Modo Design. O programa pedirá um nome para a tabela. Coloque o nome que quiser. Para este tutorial, colocaremos livros.

Aparecerá uma interface onde você deverá criar os campos para a tabela. Vamos criar seis campos: Nome do livro, Autor, Editora, Edição, ISBN e Data de aquisição. Note que o programa mostra um campo já criado de nome Código. Deixe-o como está, por enquanto. Abaixo de Código, digite os nomes dos campos já mencionados. Note que, a cada campo criado, aparece ao lado uma coluna chamada Tipo de dados. Nela, você pode definir que tipo de dados aquele campo aceitará. No caso dos campos Nome do livro, Autor, Editora e ISBN pode-se deixar ativada a opção Texto, pois ela aceitará tanto letras como números. No campo Edição, escolha o item Número em Tipo de dados. No campo Ano de aquisição, escolha a opção Data/Hora. Como queremos apenas exibir data e não hora, clique uma vez em Data/Hora e, no final da tela, na guia Propriedades do Campo, selecione a aba Geral e, no campo Formato, escolha a opção Data abreviada (ou Data normal, se preferir). Ao fazer isso, sempre que o usuário digitar uma data, está será exibida da seguinte forma: 10/6/2007.

Você já deve ter percebido que, quando criamos uma tabela, podemos inserir vários tipos de campos. Para cada Tipo de dados de cada campo, é possível fazer modificações de diversas formas indo em Propriedades do Campo. Se você quiser, por exemplo, determinar que um campo Texto tenha, no máximo, 300 caracteres, basta selecionar o campo e, em Propriedades do campo, informar o valor desejado em Tamanho do campo. Escolha diferentes tipos de dados e, para cada um, explore as opções existentes em Propriedades do campo. Você verá que é possível criar várias coisas interessantes.

Lembra do campo Código, criado automaticamente pelo Access 2007? Note que ele conta com a opção Numeração Automática em Tipo de dados. Esse recurso nos será útil, pois permitirá numerar de maneira ordenada cada livro registrado. Repare que esse campo tem o desenho de uma chave em seu início. Ela se chama chave primária e serve para garantir a confiabilidade dos registros. O campo de chave primária não pode ter valores repetidos ou ficar sem dados. Se você tiver uma tabela de clientes, por exemplo, poderá usar esse campo para registrar o CPF/CNPJ de cada um e, assim, garantir que não haja registros duplicados.

Para finalizar esse tópico, note que ao lado das colunas Nome do campo e Tipo de dados há uma terceira de nome Descrição. Ela é opcional e é particularmente útil para descrever um campo cujo nome não deixa claro do que se trata. Por exemplo, suponha que você criou um campo com os dizeres CCC. Uma outra pessoa certamente não entenderá do que se trata, a não ser que, no campo Descrição, você insira "Código de Cliente Corporativo".

Criando Formulários

Ao criarmos uma tabela, definimos a estrutura de nosso banco de dados. Que tal criarmos agora a interface que servirá para preenchermos e consultarmos os dados dessa tabela? Para isso, usamos a opção Formulários. Para ativá-la, feche a tabela livros (há um botão "X" no campo superior direito da tabela para isso) e vá em Criar. Nesse menu, você verá vários botões em uma seção dedicada a Formulários:

Você pode escolher a opção que quiser. Neste tutorial, usaremos a opção Assistente de Formulário. Para acessá-la, clique em Mais Formulários e escolha Assistente de Formulário. A janela que surgir perguntará quais campos da tabela você quer incluir no formulário. Clique no botão com os caracteres >> para escolher todos e, em seguida, clique em Avançar. Na janela seguinte, escolha o layout que preferir. Aqui, escolheremos a opção Justificado. Feita a escolha, clique em Avançar. O Access mostrará agora uma janela onde você poderá escolher um estilo (visual) para o seu formulário. Escolha a sua opção preferida. Neste tutorial, utilizaremos o estilo Papel. Clique em Avançar e, depois, em Concluir. Ao fazer isso, você verá como ficou seu formulário.

Não gostou do visual ou da posição dos campos? Então clique no botão Modo de Exibição e escolha a opção Modo Design.

Neste modo, você poderá fazer uma série de alterações em seu formulário. Se você quiser mudar a posição dos campos, selecione-os com o mouse e arreste-os. Se quiser alterar o tamanho de cada campo, selecione-o e clique nas abas laterais para aumentá-lo ou diminuí-lo (as setas da imagem abaixo mostram essas abas):

e você clicar com o botão direito do mouse sobre o fundo ou sobre cada campo ou rótulo, poderá fazer uma série de alterações. Em nosso caso, por exemplo, selecionamos todos os itens e aplicamos uma opção do item Efeito Especial. Também inserimos um logotipo. Para fazer o mesmo, vá ao menu Design e escolha Logotipo. O Access lhe permitirá buscar uma figura para servir como símbolo de seu formulário. Neste, usaremos o logotipo do InfoWester.

Explore o Modo Design para fazer a alteração que quiser. Note que há dezenas de recursos, basta explorá-los para escolher as melhores opções. Se quiser editar o máximo de detalhes, inclusive alinhamento ou tamanho de campo usando precisão milimétrica, selecione os campos desejados, clique neles com o botão direito do mouse e escolha Propriedades. Você certamente ficará espantado com a quantidade de configurações possíveis. Sempre que quiser ver como está ficando seu formulário, vá em Modo de Exibição e escolha Modo Formulário.

Quando seu formulário estiver pronto, insira alguns dados para testá-lo. Na parte inferior do formulário, há uma barra onde você pode ir para o primeiro, para o último, para o 

 próximo ou para o registro anterior ou, ainda, fazer uma pesquisa em seu banco de dados: